Hướng Dẫn Viết Email Chuyên Nghiệp: Xin Việc, Từ Chối Offer, Nhận Việc & Nghỉ Việc
Bạn đang tìm cách viết email xin việc, từ chối offer, phản hồi nhận việc hoặc xin nghỉ việc bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp? Dù bạn là sinh viên mới ra trường hay người đi làm có kinh nghiệm, việc soạn thảo email công việc đúng chuẩn sẽ giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và đồng nghiệp.
Trong bài viết này, Vee sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết 4 loại email quan trọng nhất trong sự nghiệp, kèm mẫu câu và từ vựng chuyên nghiệp.
Phần 1: Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh (Job Application Email)
1. Cấu Trúc Email Xin Việc Chuẩn
Một email xin việc chuyên nghiệp cần có:
✅ Tiêu đề rõ ràng (Ví dụ: Application for Marketing Manager Position – [Your Name])
✅ Lời chào phù hợp (Dear Mr./Ms. [Họ của người nhận])
✅ Giới thiệu ngắn gọn (Vị trí ứng tuyển & nguồn thông tin)
✅ Trình bày kinh nghiệm & kỹ năng phù hợp
✅ Kết thúc lịch sự (Thể hiện mong muốn phỏng vấn)
2. Mẫu Email Xin Việc Tiếng Anh
📌 Subject: Application for Sales Executive Position – Nguyen Van A
Dear Ms. Smith,
I am writing to apply for the Sales Executive position at [Company Name], as advertised on LinkedIn. With 3 years of experience in B2B sales and a proven track record of exceeding targets by 20%, I am confident in my ability to contribute to your team.
In my current role at [Current Company], I successfully managed key accounts and increased revenue by 30% through strategic client engagement. My skills in CRM software, negotiation, and market analysis align well with your requirements.
I have attached my CV and cover letter for your review. I would appreciate the opportunity to discuss how my expertise can benefit [Company Name]. Please let me know a convenient time for an interview.
Best regards,
Nguyen Van A
(+84) 123 456 789
Phần 2: Cách Viết Email Từ Chối Offer Công Việc (Declining a Job Offer)
1. Lưu ý Khi Từ Chối Offer
- Cảm ơn công ty đã dành cơ hội.
- Lý do từ chối ngắn gọn (ví dụ: nhận offer khác phù hợp hơn).
- Giữ quan hệ tốt để hợp tác trong tương lai.
2. Mẫu Email Từ Chối Offer
📌 Subject: Thank You for the Opportunity – Declining Job Offer
Dear Mr. Johnson,
Thank you for offering me the Digital Marketing Specialist position at [Company Name]. I sincerely appreciate the time and effort your team spent throughout the interview process.
After careful consideration, I have decided to accept another opportunity that aligns more closely with my long-term career goals. This was a difficult decision, as I was impressed by your company’s culture and vision.
I am grateful for your support and hope we can stay connected. I would love to explore potential collaborations in the future.
Best wishes,
Tran Thi B
Phần 3: Cách Viết Email Nhận Việc (Accepting a Job Offer)
1. Các Yếu Tố Cần Có
✔ Xác nhận nhận offer và vị trí công việc.
✔ Đề cập đến các điều khoản (lương, ngày bắt đầu).
✔ Thể hiện sự hào hứng khi gia nhập công ty.
2. Mẫu Email Nhận Việc
📌 Subject: Acceptance of Job Offer – Content Writer Position
Dear Ms. Lee,
I am excited to formally accept the Content Writer position at [Company Name] with a starting salary of [X] USD/month, as discussed. I confirm my start date will be June 1, 2024.
Thank you for this opportunity. I look forward to contributing to your team and learning from the talented professionals at [Company Name]. Please let me know if there are any documents I need to prepare beforehand.
Sincerely,
Pham Van C
Phần 4: Cách Viết Email Xin Nghỉ Việc (Resignation Email)
1. Nguyên Tắc Viết Email Xin Nghỉ Việc
- Thông báo trước 2-4 tuần (tùy hợp đồng).
- Lý do ngắn gọn (không cần quá chi tiết).
- Cảm ơn công ty và đề nghị bàn giao công việc.
2. Mẫu Email Xin Nghỉ Việc
📌 Subject: Resignation Notice – Nguyen Thi D
Dear Mr. Brown,
I am writing to formally resign from my position as HR Assistant at [Company Name], effective July 31, 2024. This decision was not easy, as I have greatly enjoyed working with the team.
I am grateful for the professional growth opportunities during my time here. I will ensure a smooth transition by completing pending tasks and training my replacement.
Thank you for your support. I hope to stay in touch and wish the company continued success.
Best regards,
Nguyen Thi D
Phần 5: Từ Vựng & Cụm Từ Hay Dùng Trong Email Công Việc
Từ Vựng | Nghĩa Tiếng Việt |
Application | Đơn ứng tuyển |
Offer acceptance | Chấp nhận offer |
Notice period | Thời gian thông báo nghỉ |
Transition plan | Kế hoạch bàn giao |
Grateful for… | Biết ơn vì… |
Kết Luận
Viết email công việc chuyên nghiệp, đúng chuẩn sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng và duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp cũ.
